NewsE-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht: Am 01.01.2017 endete die gesetzliche Schonfrist
09.01.2017 Neumarkt.
Seit dem 01. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Faktisch bedeutet das: Jedes Unternehmen, das digitalen Schriftverkehr, wie zum Beispiel die Verarbeitung von Angeboten oder Rechnungen durchführt, ist zur Archivierung verpflichtet. Bisher galten Übergangsreglungen, zum 31.12.2016 schloss sich auch die letzte Hintertür.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Die Pflicht zur Archivierung sämtlicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln, unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung. Seit dem 01.01.2017 ist dies vollumfänglich und ausnahmslos der Fall. Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Eine entsprechende Lösung muss implementiert sein, sonst drohen hohe Kosten durch Geldbußen und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen.
Ein System zur E-Mail-Archivierung ist unumgänglich
Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit.
In Sachen E-Mail-Archivierung schloss sich diesbezüglich nun auch das letzte Hintertürchen, auf das sich Unternehmen eventuell in ihrer bisherigen Argumentation noch gestützt haben: die gesetzlich erlaubte Übergangsfrist. Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden. Um den Auflagen des Gesetzgebers gerecht zu werden, ist ein Archivsystem unabdingbar. Denn nur ein solches garantiert die genannte technische Unveränderbarkeit.
E-Mails revisionssicher archivieren – mit Drivve | DM
Mit Drivve | DM archivieren Sie alle E-Mails und Dokumente rechtskonform und übersichtlich und das voll automatisiert. Die E-Mails werden inklusive Anhängen ins Archiv importiert. E-Mails können optional mittels OCR (Optical Character Recognition) schnell und einfach gefunden werden, ebenso können Mails bei Bedarf zugehörigen Akten und/oder Workflows zugeordnet werden. Die gesamte elektronische Korrespondenz ist vor Verlust geschützt und auch nach langer Zeit sind die E-Mails schnell und einfach zu finden.
Elektronische Akten - alle Informationen an einem Ort
Zudem können E-Mails in unterschiedlichen elektronischen Akten verlinkt werden, die neben den E-Mails auch alle anderen Unterlagen zu einem bestimmten Thema enthalten. Damit besteht ein schneller Überblick über alle Informationen, die zum Beispiel einen Kunden, einen Lieferanten oder ein Projekt betreffen
E-Mailserver entlasten, Speicherplatz sparen.
Neben den gesetzlichen Verpflichtungen schaffte eine E-Mail-Archivierung einen echten Mehrwert für Benutzer und auch das Unternehmen. Denn E-Mails, die im DMS gespeichert sind können vom Mailserver entfernt werden. Das spart Speicher und reduziert die Last auf den Mail-Servern. Und das Beste ist, im Falle eines Server-Ausfalls stehen alle Daten zur Verfügung stehen, da Drivve | DM völlig unabhängig vom E-Mail-Server ist.
Drivve | DM bietet mehr als nur die gesetzeskonforme Archivierung
Mit Drivve | DM können die gesetzlichen Vorgaben praktisch im Vorbeigehen erfüllt werden. Dazu bietet das DMS auch noch den Mehrwert einer umfassenden revisionssicheren und GOBD konformen Archivierung ihrer wertvollen Geschäftsdokumente. Darüber hinaus lassen sich eine Vielzahl Ihrer Geschäftsprozesse digitalisieren. Somit haben Sie stets den Überblick über laufende Vorgänge und deren aktuellen Stand. Mit Lösungen wie Drivve | DM ist zudem alles einfach und kostengünstig zu realisieren. Wir raten daher, sich möglichst schnell mit dem Thema zu befassen bevor es zu spät ist.
Die Einführung eines DMS Systems ist eine Investition, die von Unternehmen häufig hinausgezögert wird. Oft fehlt es an Zeit und Geld, um notwendige Investitionsentscheidungen zu treffen. Abhilfe schafft das neue Förderprogramm des Freistaates DIGITALBONUS. Mit dem Förderprogramm unterstützt der Freistaat Bayern die kleinen und mittleren Unternehmen dabei, sich den Herausforderungen der digitalen Welt zu stellen. Förderfähig sind die Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen durch Informations- und Kommunikationstechnologie, kurz IKT, sowie Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen und die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit im Unternehmen. Die Förderung kann nur für Leistungen externer Anbieter und die zur Umsetzung der Maßnahme notwendige Hard- und Software genutzt werden.
Wenn Sie mehr über E-Mail-Archivierung erfahren wollen, wenden Sie sich per E-Mail (info@grasenhiller.de) oder Telefon (09181 - 4750 0) an die Grasenhiller GmbH.
